Какие закрывающие документы обязательны, а какие нет
Закрывающие документы оформляют по факту исполнения договора. В случае с самозанятыми такими документами являются:
Самый важный документ — чек. Не менее значим акт выполненных работ. Эти два закрывающих документа являются обязательными. А вот счёт на оплату к таковым не относится: бухгалтерия компании может оплатить работу самозанятого и без него.
Чек
Из п. 1 ст. 14 Закона № 422-ФЗ следует, что самозанятый (плательщик НПД) обязан передать чек заказчику после получения оплаты. При оплате наличными средствами чек самозанятый должен сформировать и передать сразу. А если оплата производится в безналичном порядке, чек по закону нужно передать заказчику не позднее 9 числа следующего месяца: например, если расчёт произведён в мае, то чек самозанятый обязан сформировать и передать до 9 июня.
Чек является обязательным документом, так как он:
подтверждает, что компания работала именно с самозанятым;
является основанием для признания расходов при уменьшении налогооблагаемой базы — без него расходы не подтвердить в ФНС.
Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», когда фиксирует свой доход. Это происходит мгновенно, а затем чек можно передать заказчику любым удобным способом:
распечатать и направить по почте или передать в руки;
отправить на электронную почту, по СМС или в мессенджер;
предоставить QR-код чека.
В п. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ приведены сведения, которые должны быть в чеке от самозанятого:
наименование документа и уникальный идентификационный номер чека, который присваивается автоматически при формировании;
дата и время расчёта;
ФИО самозанятого;
ИНН самозанятого;
наименование спецрежима;
наименование товаров/работ/услуг;
сумма расчёта;
ИНН заказчика;
QR-код.
Если чек самозанятый формирует с помощью оператора электронной площадки или кредитной организации, в нём должны быть указаны также ИНН и наименование оператора электронной площадки или кредитной организации.
Акт
Факт того, что работы выполнены или услуги оказаны, подтверждает акт. Он является обязательным закрывающим документом, и вот почему:
акт подтверждает, что самозанятый оказал услуги или выполнил работы в полном объёме, а заказчик имеет основание для проведения расчёта;
в акте перечисляют виды услуг/работ и их объём, что делает правоотношения прозрачными как для контрагентов, так и для ФНС;
акт служит подтверждением гражданско-правового характера отношений и сводит к минимуму риск переквалификации договора в трудовой.
Кроме того, если в работе самозанятого зафиксированы недостатки, это отражается в акте, и заказчик может потребовать их исправления.
Главные рекомендации по оформлению акта с самозанятым:
описывайте подробно услуги/работы, их содержание и объём;
отмечайте отсутствие претензий к выполненной работе или фиксируйте недочёты;
если предполагается поэтапная работа, акт необходимо составлять и подписывать после каждого выполненного этапа;
если делаете предоплату, то чек будет получен раньше акта выполненных работ или оказанных услуг, но учесть расходы можно будет только по дате составления акта;
проверяйте, чтобы акт имел все обязательные реквизиты первичного документа бухгалтерского учёта, согласно п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ (наименование документа, дата составления, наименование организации-заказчика и ФИО исполнителя, содержание факта хозяйственной жизни, стоимость работ/услуг, подписи, фамилии и инициалы сторон, а также должности и статусы подписывающих лиц).
Счёт на оплату
Счёт, скорее, является вспомогательным документом, так как для подтверждения расходов он не требуется. Иногда бухгалтерии проще произвести оплату по выставленному счёту, тогда такой запрос поступает самозанятому. Но это происходит далеко не всегда.
Часто если требуется счёт на оплату, этот момент прописывают в договоре с самозанятым. Если такого условия нет, то самозанятый может не выставлять счёт, даже если его об этом попросят. Хотя формирование такого документа не является сложным и долгим процессом: это занимает пару минут в приложении «Мой налог».
Поэтому, если компании необходимо получить счёт на оплату от самозанятого, лучше прописать это в договоре, в разделе об оплате услуг и порядке расчётов, например, так:
«Оплата услуг производится после подписания акта на основании выставленного счёта в течение 5 (пяти) рабочих дней».
Подписать все необходимые документы, в том числе акт и договор ГПХ можно в сервисе электронного документооборота «Подписант» от СберКорус. Преимущества сервиса:
Любые документы — договор ГПХ, акт, техническое задание и другие — подписываются за 2 минуты.
Обмениваться документами можно из любой точки мира без затрат на печать и курьерскую доставку.
Есть мобильная версия сервиса, которая позволяет самозанятому без проблем подписать документ, когда он находится не у компьютера.
Электронные документы, подписанные в сервисе, подходят для налоговой и соответствуют 63-ФЗ.
Сервис подходит для любых компаний и ИП и сокращает нагрузку на HR и бухгалтерию за счёт исключения бумажной волокиты. Узнайте больше о выгодах продукта по ссылке.
Получите бесплатно готовые договоры и акты для удобной работы с самозанятыми. Проверено экспертами СберКорус
Заполните форму, вышлем вам материалы на e-mail:
Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KbuXT
